Qué son los Gastos necesarios para producir la Renta

En el ámbito empresarial de Chile, la Ley sobre Impuesto a la Renta (LIR) estipula reglas claras sobre los gastos que pueden considerarse para fines impositivos

Este post proporcionará una visión detallada que explique la definición de gastos en el contexto del referido artículo 31 de la ley, facilitando su comprensión y aplicación práctica.

Adicionalmente hablaremos de otras formalidades en general sobre este tema contenidas en la Circular N° 53 de 2020, la cual recomendamos descargar.

Esta ofrece instrucciones detalladas sobre las recientes modificaciones a los artículos 21 y 31 de la LIR.

Criterios Generales para la Deducción de Gastos

Según la ley,  el inciso primero del artículo 31, los gastos necesarios para producir renta deben cumplir con dos criterios o requisitos generales:

1. Generar beneficios sujetos al Impuesto de Primera Categoría (IDPC) y
2. estar vinculados al desarrollo o mantenimiento de la actividad empresarial (giro).

Proyectos empresariales

Los proyectos empresariales a menudo implican erogaciones que, aunque no generan beneficios inmediatos, son esenciales para propósitos empresariales legítimos. 

Comprender esta dinámica es fundamental para una planificación fiscal eficiente.

Ejemplo: Investigación de Nuevos Mercados

Veamos un ejemplo práctico: una empresa de dispositivos electrónicos que explora un nuevo mercado geográfico.

Para este fin, la empresa incurre en:

1. Estudios de Mercado y Análisis: La empresa contrata a una consultora para realizar un estudio de mercado detallado en la región objetivo. Este estudio incluye análisis de la demanda, competencia, regulaciones locales, y barreras de entrada.
2. Viajes y Encuentros de Negocios: Personal clave de la empresa realiza varios viajes a la región objetivo para constituir contactos con potenciales distribuidores, clientes y socios locales.
3. Campañas de Marketing Iniciales: La empresa invierte en campañas de marketing para evaluar la respuesta del público y la viabilidad de sus productos en este nuevo mercado.

Análisis de la Situación

Según los principios de la LIR, estos cargos son deducibles porque cumplen con la formalidad de ser necesarios para el propósito de generar utilidades futuras y están vinculados al desarrollo y expansión de su mercado a nuevas áreas.

Los esfuerzos financieros en investigación, desarrollo de mercado y análisis estratégico son reconocidos como parte integral del crecimiento y la innovación en las empresas, incluso si estos esfuerzos no siempre culminan en un resultado exitoso.

En este caso, aunque la empresa no procedió con su expansión debido a cambios imprevistos en la situación económica o a la aparición de barreras comerciales insuperables, sus esfuerzos cumplen con las condiciones de la ley para ser considerados deducibles.

Gastos no relacionados

Los gastos no relacionados directamente con la generación de ganancias o el desarrollo de nuevos proyectos, como los servicios de contabilidad y cumplimiento legal, son esenciales para el mantenimiento y operación de la empresa.

Estos son aceptados como necesarios porque apoyan la infraestructura y la administración esencial de la empresa. Vamos a analizar un ejemplo detallado para comprender mejor este concepto:

Ejemplo: Servicios de Contabilidad y Cumplimiento Legal

Consideremos el caso de una empresa de tecnología que incurre en gastos de contabilidad y asesoría legal:

1. Servicios de Contabilidad: La empresa contrata a una firma de contabilidad externa para llevar sus libros contables, preparar los balances financieros y gestionar la nómina de sus empleados. Estos servicios aseguran que la empresa mantenga un registro preciso de sus transacciones financieras y cumpla con las regulaciones contables.
2. Asesoría y Cumplimiento: La empresa también invierte en servicios para asegurar el cumplimiento de todas las normativas y leyes tributarias. Esto incluye la preparación y presentación de declaraciones de impuestos, la gestión de contratos laborales y comerciales, y el asesoramiento en materia de regulaciones empresariales.

Análisis de la Situación

Estos gastos, aunque no vinculados directamente con la generación de ingresos, son cruciales para el funcionamiento legal y eficiente de la empresa, cumpliendo con las regulaciones y manteniendo la sostenibilidad a largo plazo

Riesgos inherentes a la actividad económica

Los gastos incurridos por riesgos inherentes o eventualidades imprevistas en ciertas actividades económicas son comúnmente aceptados como necesarios debido a su papel en la gestión de riesgos.

Veamos un ejemplo detallado en el contexto de una empresa de transporte aéreo:

Ejemplo: Cancelaciones y Cambios de Vuelos

Consideremos  una aerolínea que opera tanto vuelos nacionales como internacionales. Las operaciones de la línea aérea están sujetas a una variedad de riesgos y eventualidades imprevistas, algunas de las cuales incluyen:

1. Cancelación de Vuelos Debido a la Capacidad Mínima de Pasajeros No Cumplida: En ocasiones se cancelan vuelos cuando no se alcanza un número mínimo de pasajeros. Esto podría ser una decisión basada en la rentabilidad del vuelo.
2. Cambios y Compensaciones por Condiciones Meteorológicas Adversas o Problemas Técnicos: La aerolínea también enfrenta situaciones donde los vuelos deben ser retrasados, desviados o cancelados debido a malas condiciones climáticas, problemas técnicos, o cierres temporales de aeropuertos.
3. Gastos Adicionales por Regulaciones de Autoridades: Cambios en las regulaciones o decisiones gubernamentales pueden necesitar ajustes operativos que conllevan costos adicionales, como cambios en las rutas o en los procedimientos de seguridad.

Análisis de la Situación

Estos, aunque no directamente vinculados a la generación de utilidades, son parte del riesgo inherente al transporte aéreo. Las cancelaciones, retrasos y ajustes operativos son situaciones que las líneas aéreas deben manejar regularmente. 

Según la legislación, estos gastos son deducibles ya que están estrechamente relacionados con la naturaleza y los riesgos de la industria.

Gastos para propiciar un buen clima laboral

Los gastos realizados para mejorar el clima laboral, aunque no contractualmente obligatorios, son esenciales para fomentar un ambiente de trabajo positivo y productivo, e incluyen actividades como eventos y celebraciones.

Veamos un ejemplo específico:

Ejemplo: Eventos de Integración por una Empresa de Tecnología

Imaginemos una empresa de tecnología, que ha crecido rápidamente en los últimos años. Para mantener un buen clima laboral y fomentar la integración de sus empleados, la compañía decide organizar eventos especiales:

1. Celebración de Fiestas Patrias: La empresa organiza una celebración de las fiestas patrias, incluyendo comidas típicas, música y actividades culturales. Este evento está abierto a todos los empleados, buscando fortalecer el sentido de pertenencia y aprecio por la cultura local.
2. Fiesta de Navidad Anual:  también celebra una gran fiesta de Navidad cada año. El evento incluye cena, entretenimiento y regalos para los empleados, proporcionando un espacio para la relajación y el disfrute conjunto.
3. Aniversario de la Empresa: Cada año, en el aniversario de su fundación, organiza un evento para celebrar los logros de la empresa y reconocer la contribución de sus trabajadores.

Análisis de la Situación

Aunque estos gastos no están vinculados directamente con la producción de ganancias gravadas, juegan un rol vital en el bienestar y satisfacción de los empleados, aspectos cruciales para mantener la productividad y el compromiso que a la larga ayudan a mantener la fuente de ingresos para la empresa.

Razonabilidad del gasto

La razonabilidad del gasto se evalúa en el contexto de las relaciones entre las partes en operaciones empresariales, con un enfoque especial en las transacciones entre partes relacionadas e independientes. 

Veamos un ejemplo detallado para ilustrar este concepto:

Ejemplo: Contratación de Servicios de Marketing por una Empresa de Alimentos

Supongamos que «Alimentos NutriV», una empresa de alimentos saludables, decide invertir en una campaña de marketing. Examinaremos dos escenarios:

1. Contratación de una Agencia de Marketing Independiente

• Situación: NutriV contrata a «Creativos Marketing», una agencia independiente, para desarrollar una campaña publicitaria.
• Análisis de Razonabilidad: Dado que Creativos Marketing es una entidad independiente, el Servicio normalmente asumirá que el pago es razonable. Se presume que las condiciones del contrato se establecieron en base a intereses contrapuestos y reflejan valores de mercado.
• Consideraciones Adicionales: A menos que existan evidencias de que el acuerdo no refleja una relación de mercado genuina, el SII se abstendrá de cuestionar la razonabilidad.

2. Servicios de Marketing Proveídos por una Empresa Relacionada

• Situación: NutriV contrata a «PromoSalud», una empresa de marketing que pertenece al mismo grupo corporativo.
• Análisis de Razonabilidad: En este caso, el SII (Servicio de Impuestos Internos) examinará con mayor detalle todo lo relativo a la razonabilidad de las expensas incurridas. Se evaluarán factores como los precios de mercado para servicios similares, la relación entre los costos y los beneficios esperados para NutriV, y si los términos del acuerdo son consistentes con lo que se esperaría de una transacción entre partes independientes.
• Consideraciones Adicionales: Debe analizarse si el monto pagado a PromoSalud es comparable a lo que NutriV hubiera incurrido con una agencia externa independiente por servicios similares.

Este ejemplo demuestra que en la evaluación de la razonabilidad, es crucial tomar en cuenta la naturaleza de la relación entre las partes involucradas.

Mientras que las erogaciones incurridas a través de negociaciones con terceros independientes generalmente se aceptan como razonables, aquellos realizados con partes que poseen algún tipo de vinculación requieren un análisis más exhaustivo para asegurar que reflejen valores de mercado y sean efectivamente en beneficio de la empresa que incurre en la erogación.

Multas por culpa leve o grave

En el ámbito fiscal, los gastos resultantes de culpa leve o grave del contribuyente generalmente no son deducibles, ya que se espera que las empresas actúen con un nivel de cuidado razonable. 

Vamos a explorar un ejemplo para ilustrar mejor este concepto:

Ejemplo: Multas y Sanciones en una Empresa de Construcción

Consideremos una empresa de construcción, «ConstruF», que está trabajando en un gran proyecto de desarrollo urbano. Durante el proyecto, se presentan dos situaciones distintas respecto a sanciones:

1. Multa por Incumplimiento de Normativas de Seguridad

• Situación: ConstruF incurre en una multa significativa debido a que no cumplió con ciertas normativas de seguridad laboral, lo cual constituye una falta de cuidado (culpa leve).
• Análisis de la situación: Dado que la multa es el resultado de una negligencia por parte de la empresa, no se toma como un gasto necesario para dar lugar a los beneficios gravados. La ley entiende que el incumplimiento de las normativas de seguridad es evitable y que la empresa debió haber actuado con mayor diligencia.

2. Reparaciones Debido a un Accidente Inesperado

• Situación: ConstruF también incurre en un accidente imprevisto en el sitio de construcción, a pesar de haber seguido todas las medidas de seguridad pertinentes.
• Análisis de la situación: En este caso, los cargos adicionales son asumidos como necesarios para causar la renta, ya que el accidente ocurrió a pesar de que la empresa actuó con el nivel de cuidado adecuado. No hay evidencia de culpa leve o grave por parte de ConstruF.

Este ejemplo subraya la importancia de la diligencia y el cumplimiento normativo en las operaciones empresariales para asegurar la deducibilidad de los gastos.

Actividades ilegales

En cuanto a gastos empresariales, la ley es inequívoca al excluir la deducibilidad de costos asociados a actividades ilícitas como el cohecho, soborno, o corrupción.

Ejemplo: Caso de Soborno en una Empresa de Importación y Exportación

Imaginemos una empresa que se dedica al comercio internacional y se enfrenta a la siguiente situación:

Situación de Soborno

• Situación: Para agilizar los trámites aduaneros de un envío importante, un ejecutivo de la empresa decide ofrecer una suma de dinero a un funcionario público como soborno.
• Análisis de la situación: A pesar de que el ejecutivo podría argumentar que el soborno fue realizado para facilitar el trabajo y evitar retrasos costosos, la ley tributaria estipula que es inaceptable y no deducible. El cohecho y el soborno son actividades ilegales y no pueden ser justificadas bajo ninguna circunstancia como necesarias para la generación de renta.
• Consecuencias: Además de no ser deducible, es crucial destacar que estas acciones podrían resultar en graves consecuencias tanto para el individuo involucrado como para la empresa, incluyendo multas, sanciones y daño a la reputación corporativa.

Este ejemplo subraya la importancia de mantener la integridad y legalidad en todas las operaciones empresariales para asegurar la conformidad con las normativas fiscales.

No deben estar rebajados por artículo 30

Según la normativa, los gastos no deben haber sido ya contabilizados como parte del costo directo de bienes y servicios (artículo 30) para evitar una doble deducción en la renta líquida..

Un ejemplo de esto sería una empresa que compra maquinaria para su producción. El costo de esta maquinaria forma parte del costo directo para producir bienes (y por lo tanto, deducible bajo el artículo 30). Si esta misma empresa intentase deducir el costo de la maquinaria también como un gasto operativo, esto constituirá una doble deducción.

Comprender y aplicar correctamente las reglas de deducción fiscal, como lo estipulan los artículos 30 y 31, es esencial para la precisión contable y el cumplimiento fiscal

Deben encontrarse pagados 

Se entiende pagado no solo cuando se realiza en efectivo, es decir, cuando se cumple con lo acordado, sino también cuando la obligación se extingue de alguna manera equivalente en el período.

Esto incluye los modos de extinguir las obligaciones descritas en el artículo 1567 del Código Civil, a excepción de aquellos que no satisfacen al acreedor, como la prescripción o la condonación de una deuda.

Un ejemplo de esto podría ser el caso de una empresa que tiene una deuda con un proveedor por servicios prestados. 

Si esta empresa llega a un acuerdo con el proveedor para compensar la deuda mediante la entrega de bienes o servicios en lugar del traspaso de dinero, se estima que la obligación ha sido extinguida de una forma equivalente.

Pagados y previamente adeudados

Revisemos qué dice la Circular 53-2020:

[su_quote]La exigencia de que el gasto se encuentre pagado o adeudado para que el desembolso pueda deducirse como gasto es una condición que establece la ley que implica que desde el punto de vista tributario no son aceptadas como un gasto las provisiones o estimaciones de gastos.[/su_quote]

La circular establece que para que un gasto pueda deducirse, debe estar pagado o adeudado. Esto significa que el gasto debe haberse realizado efectivamente y que exista una obligación legal de realizar el pago. 

Sin embargo, esto no incluye provisiones o estimaciones de gastos, que son cantidades reservadas para posibles gastos futuros pero que aún no representan una obligación legal concreta.

Un ejemplo simple para ilustrar esta situación podría ser el de una empresa que contrata un servicio de consultoría para ser entregado en varios meses. 

Aunque la empresa puede reconocer financieramente la deuda en sus libros contables antes de que el servicio sea completamente entregado, desde el punto de vista tributario, este gasto solo se puede deducir una vez que la obligación de pagar se ha concretado. 

Esto significa que, aunque la empresa reconozca la deuda en sus registros financieros, no puede deducir este gasto para fines tributarios. 

Lo anterior es lo más general que se puede presentar. Sin embargo, hay una situación especial que será tratado en otros post sobre indicaciones en el artículo 59 sobre actos y contratos en el marco del artículo 41E.

Acreditación fehaciente

Es esencial que los contribuyentes puedan demostrar la autenticidad de sus declaraciones fiscales y los montos declarados, utilizando los medios de prueba aceptados por la ley.

Por ejemplo, cuando un funcionario de una empresa incurre en costos de viaje, como alojamiento en un hotel en el extranjero, y obtiene una factura o documento emitido por el hotel, este documento puede ser valorado como un medio de prueba válido para acreditar, aunque no sea un documento tributario reconocido por el Servicio.

La normativa específica que las erogaciones correspondientes a servicios o bienes adquiridos en el extranjero deben acreditarse con documentos emitidos en el exterior, de acuerdo con las disposiciones del país respectivo. 

La correcta acreditación de los gastos, especialmente en transacciones internacionales, es crucial para asegurar la precisión y conformidad en la declaración fiscal.

Inexistencia de documento probatorio

La falta de un documento de respaldo no impide automáticamente que no se puedan deducir gastos. 

Para aquellos desembolsos donde no exista el documento de respaldo, la Dirección Regional correspondiente tiene la facultad de aceptarlo si a su criterio admite que los valores son razonables y conforme a la necesidad de la actividad del contribuyente.

Conclusión

A través de la exploración de diversos aspectos, desde la deducibilidad de gastos necesarios para producir renta hasta la importancia de la acreditación fehaciente, la Ley establece un marco integral para la determinación de la renta líquida imponible

El entendimiento preciso y el estricto cumplimiento de estas normativas son fundamentales no sólo para maximizar los beneficios fiscales, sino también para mantener la integridad y la transparencia empresarial.